Como planejar as horas de um Job de forma eficiente?


A missão de planejar é sem dúvida o início de um Projeto de sucesso, determinar as atividades, mensurar o tempo, designar os perfis corretos na execução dentre outros passos é o que trará a seriedade e eficiência da entrega ao Cliente.

A primeira coisa a ser feita para planejar um job de forma eficiente é a escolha de uma ferramenta ideal que atenda com eficiência a elaboração do Planejamento, o acompanhamento e finalização.  Adicionalmente é de grande valia conhecer o negócio da agência, a organização das equipes, os perfis internos e caso necessário completar com contratação de profissional externo.

Conhecer todas as facilidades do JobOne é vital no Planejamento e Monitoramento do Projeto, vejamos a seguir os critérios a serem seguidos para garantir uma execução mais fluida das atividades.

planejamento jobe_jobone

Planejamento

O uso do cronograma para planejar o Projeto trará a visibilidade de todo o trabalho a ser executado e poderá obter a correta Gestão do Tempo de cada profissional envolvido nas atividades. Identificar todas as fases do Projeto e a sequência das atividades a serem executadas se serão internas a área (Task) ou demandadas para outra área (workflow). Sempre haverá “surpresas” não planejadas e qualquer momento devem ser inseridas no cronograma com prazo e alocação do profissional, assim serão monitoradas. Visibilidade das atividades e interdependências através do Gráfico de Gantt que apresenta na linha do tempo.

Equipe/Responsável

Ao planejar as atividades a alocação do responsável fornece uma visão da utilização das equipes da agência. Atribuir a atividade ao profissional mais qualificado e dimensionar previamente o tempo de execução não é muito fácil, no JobOne pode ser inserido a estimativa de tempo e/ou o prazo da entrega, assim facilita dimensionar a urgência e complexidade da execução. A contratação de profissionais para cumprir os prazos para execução das atividades deve ser considerado ao visualizar a carga de trabalho.

Timeline

O JobOne fornece a visão do Timeline das equipes que demonstra de forma gráfica na linha do tempo como está a alocação da equipe. A timeline apresenta a Reserva, Alocação e eventual Ausência do profissional. A análise do uso do tempo da equipe e essa ferramenta demonstra a utilização da equipe no tempo, mostrando a ociosidade ou sobrecarga da equipe.

Prazo

A efetividade do Projeto deve conciliar a qualidade das entregas e o cumprimento dos prazos determinados para cada entrega. O acompanhamento na execução das entregas deve ser cuidadosamente efetuado para que não se acumule trabalho e consequentes atropelos para efetuar as atividades.  Quando se tem prazos apertados nem sempre o resultado será positivo. O correto dimensionamento das etapas e entregas garantindo uma execução pensada e efetiva trará mais fluidez no processo e não haverá sobrecarga de trabalho.

Status

Acompanhar diariamente o cumprimento dos prazos e o status das entregas é uma tarefa que compete ao gestor de cada equipe para não impactar em nenhum ponto do cronograma. O JobOne tem a facilidade de demonstrar rapidamente o Status através da Pauta. A Pauta disponibiliza uma gama muito grande filtros: exemplos por equipe, agência, cliente, projeto, tipo de entrega e outros.

Planejar é investir seu tempo para obter o resultado efetivo do Projeto!

 

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