Quais os indicadores ideais para uma agência acompanhar?
No mundo de agências, trabalhar com indicadores para análise de desempenho é um grande desafio, pergunta-se: Como acompanhar a efetividade da agência através de indicadores?
Normalmente o gestor acompanha o sucesso de uma campanha, com o resultado externo do seu trabalho diante do cliente, e o olhar para o interior da agência e observar o quão efetivo e eficiente são as equipes, o negócio e o resultado financeiro expresso em valores tangíveis será um diferencial a ser conquistado através do controle operacional das atividades. O indicador só faz sentido se houverem metas a serem cumpridas expressa em números.
Ao iniciar a explanação vamos entender de forma bastante rápida o que é ser efetivo e eficiente e como podemos mensurar em dados. Ser efetivo é fazer de forma correta, conforme determinado pelo Briefing ou orientado pelo seu gestor. Ser eficiente é fazer correto também, como a pessoa efetiva com o diferencial de ser hábil em criar soluções mais rápidas e buscar agir preventivamente, ou seja, tem uma visão além do que foi proposto como solução.
Os indicadores são possíveis mediante o armazenamento do histórico das atividades dentro de um período proposto para a coleta. Os números, os resultados não surgem do dia para noite, prazos para efetivar as coletas devem ser considerados nas metas proposta a cada indicador.
O JobOne permite ter indicadores que monitorem a efetividade e eficiência da agência. As metas da agência podem ser monitoradas por 3 tipos de indicadores, que devem ser comunicados para as equipes periodicamente. As metas podem ser construídas em conjunto com os funcionários, departamento financeiro e RH, assim o compromisso se torna mais factível de ser cumprido.
Indicadores de Negócio
Novos Negócios – A agência sempre participa de concorrência de novos negócios que podem ser um novo cliente ou um novo produto do cliente já incorporado ao portfólio da agência. O indicador de “oportunidades” ganhas é de suma importância para os Diretores da Agência perceberem a eficiência em trabalhar novas ideias, e conquistar um novo trabalho.
Novos Clientes – estudar e conquistar um novo cliente indica o esforço das equipes em sempre inovar e se envolver com novos mercados, produtos. O aprendizado de ganhar ou perder uma concorrência fará parte da história da agência que terá um grande aprendizado para sua evolução.
Resultado do Cliente – um trabalho executado com sucesso e inovação solidifica a parceria com o cliente, e atrelado a um resultado financeiro positivo para ambos é primordial para que seja fidelizado.
Indicadores de Operacional
Capacidade produtiva da agência deve estar alinhada as demandas do projeto de forma que a operação não tenha ociosidade e nem acúmulo de trabalhos. As equipes precisam trabalhar de forma fluída para ter bons resultados nas entregas.
O JobOne fornece as horas utilizadas no projeto confrontadas com o número de horas vendidas por perfil, propiciando a agência a análise dos recursos humanos previamente vendido no contrato e/ou projeto.
Quantidade de refação ou retrabalho efetuado por cada entrega, bem como o tempo médio utilizado fornecerá insumos para apurar a eficiência das equipes.
O JobOne disponibiliza a base de dados necessária para obter todos os indicadores necessários para compor a efetividade das entregas efetuadas por cada equipe ou profissional, para tanto é de suma importância o apontamento de horas nas entregas efetuadas e/ou projetos.
Indicadores de Resultado Financeiro
O JobOne dispõe de ferramentas para apurar os Indicadores de resultado financeiro do contrato e projeto de forma bastante rápida e simples.
O projeto pode ser pontual ou atrelado a um contrato que incorpora vários projetos e sempre que houver valor de venda e/ou budget o JobOne calcula o resultado financeiro obtido com os valores da receita e despesas de insumos, da agência e pessoal utilizado para efetuar as entregas.
Importante salientar que o resultado do Projeto é obtido ao final da entrega que poderá ser uma “surpresa” se não for monitorado periodicamente. O JobOne permite o monitoramento do Projeto e contrato para sempre estarem equalizados com o planejado, gastos adicionais ao projeto devem ser evitados para que o lucro seja preservado.