Gerente de Projetos: entenda seu papel e importância na Agência
A missão do Gerente de Projetos de uma agência inicia pela gestão de pessoas, passando pelas demandas a serem entregues, gerir todo cronograma e manter o cliente e o corpo diretivo sempre informado. O JobOne é o software ideal para provisionar o Gerente de Projetos de todos os insumos para que possa gerenciar toda a operação.
A seguir algumas atribuições do Gerente de Projetos que pode contar com o JobOne.
- Analisar o Briefing do Projeto e efetuar as reuniões de entendimento com o Atendimento e os Heads das equipes a serem envolvidas no Projeto com acompanhamento do JobOne com Gestão de Pauta mantendo todo o histórico das alterações de Briefing.
- Elaborar e gerir o Cronograma do Projeto com definição clara de todas as fases, entregas, reserva e alocação dos profissionais (se for necessária) para cada entrega com visibilidade em gráfico de Gantt todas as interseções e dependências na execução de cada demanda.
- Carga horária pré-definida no cronograma e a pré-alocação de pessoas fornece ao Gerente de Projetos a informação se haverá necessidade de contratação de novos profissionais, definição do perfil e senioridade.
- Acompanhar a distribuição do trabalho das equipes através da Timeline que proporciona a visão da reserva, alocação e ausência dos profissionais de forma clara e rápida demonstrando a carga de trabalho de cada profissional se há “estouro” diário ou ociosidade.
- Gestão de pessoas que pode ser obtido pelos relatórios de apontamento de horas por Projetos, Clientes, ou por profissional.
- Comunicar sempre! O Gerente de Projeto precisa da informação “na mão” para poder informar ao Cliente do andamento do Projeto, as dificuldades, atrasos, ou mesmo o sucesso de cada etapa do Projeto. A comunicação se estende para ações internas entre os Heads das equipes e com a Diretoria da agência. O JobOne por possuir uma base de dados sempre atualizada proporciona a segurança na extração de relatórios com conteúdo para análise estratégica.
- A gestão do Custo do projeto é muito importante para garantir o budget inicial e através do módulo financeiro tem a visibilidade das estimativas, orçamentos e resumo financeiro que demonstra a razão do Custo (despesas) x Receita finalizando o resultado do Projeto.
- Acompanhar a Receita do Projeto pode ser pelo contrato e/ou pelo Budget do Job.
- Gerir os riscos do Projeto mediante todas as facilidades do software JobOne. A análise será mais pela perspicácia do Gerente de Projeto mediante os dados apresentados. Como exemplo, pode-se ter o risco de uma equipe pequena que será demonstrando pela sobrecarga dos profissionais visualizada na Timeline.
- Gerir oportunidades normalmente não é muito trabalhada em um projeto, mas com o JobOne é possível. Citamos o exemplo da clareza com que é apresentado o Briefing do Projeto e o Workflow que permite o preenchimento dirigido da demanda para uma equipe especialista faz com que diminua os ajustes, “refação” do trabalho trazendo mais efetividade a solução diminuindo a estimativa de hora para a entrega. Esse benefício é um maior lucro no Projeto.
Como mencionado no início, reforçamos que o JobOne tem a principal característica de ser um software de Gestão Operacional e Financeiro, com dados armazenados em uma construção de tabelas que podem ser trabalhadas e extraídas em relatórios personalizados.