Gerente de Projetos: entenda seu papel e importância na Agência

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A missão do Gerente de Projetos de uma agência inicia pela gestão de pessoas, passando pelas demandas a serem entregues, gerir todo cronograma e manter o cliente e o corpo diretivo sempre informado.  O JobOne é o software ideal para provisionar o Gerente de Projetos de todos os insumos para que possa gerenciar toda a operação.

A seguir algumas atribuições do Gerente de Projetos que pode contar com o JobOne.

1. Analisar o Briefing do Projeto e efetuar as reuniões de entendimento com o Atendimento e os Heads das equipes a serem envolvidas no Projeto com acompanhamento do JobOne com Gestão de Pauta mantendo todo o histórico das alterações de Briefing.
2. Elaborar e gerir o Cronograma do Projeto com definição clara de todas as fases, entregas, reserva e alocação dos profissionais (se for necessária) para cada entrega com visibilidade em gráfico de Gantt todas as interseções e dependências na execução de cada demanda.
3. Carga horária pré-definida no cronograma e a pré-alocação de pessoas fornece ao Gerente de Projetos a informação se haverá necessidade de contratação de novos profissionais, definição do perfil e senioridade.
4. Acompanhar a distribuição do trabalho das equipes através da Timeline que proporciona a visão da reserva, alocação e ausência dos profissionais de forma clara e rápida demonstrando a carga de trabalho de cada profissional se há “estouro” diário ou ociosidade. 
5. Gestão de pessoas que pode ser obtido pelos relatórios de apontamento de horas por Projetos, Clientes, ou por profissional.  
6. Comunicar sempre! O Gerente de Projeto precisa da informação “na mão” para poder informar ao Cliente do andamento do Projeto, as dificuldades, atrasos, ou mesmo o sucesso de cada etapa do Projeto.  A comunicação se estende para ações internas entre os Heads das equipes e com a Diretoria da agência.  O JobOne por possuir uma base de dados sempre atualizada proporciona a segurança na extração de relatórios com conteúdo para análise estratégica.
7. A gestão do Custo do projeto é muito importante para garantir o budget inicial e através do módulo financeiro tem a visibilidade das estimativas, orçamentos e resumo financeiro que demonstra a razão do Custo (despesas) x Receita finalizando o resultado do Projeto.
8. Acompanhar a Receita do Projeto pode ser pelo contrato e/ou pelo Budget do Job.
9. Gerir os riscos do Projeto mediante todas as facilidades do software JobOne. A análise será mais pela perspicácia do Gerente de Projeto mediante os dados apresentados. Como exemplo, pode-se ter o risco de uma equipe pequena que será demonstrando pela sobrecarga dos profissionais visualizada na Timeline.  
10. Gerir oportunidades normalmente não é muito trabalhada em um projeto, mas com o JobOne é possível. Citamos o exemplo da clareza com que é apresentado o Briefing do Projeto e o Workflow que permite o preenchimento dirigido da demanda para uma equipe especialista faz com que diminua os ajustes, “refação” do trabalho trazendo mais efetividade a solução diminuindo a estimativa de hora para a entrega. Esse benefício é um maior lucro no Projeto.

 

Como mencionado no início, reforçamos que o JobOne tem a principal característica de ser um software de Gestão Operacional e Financeiro, com dados armazenados em uma construção de tabelas que podem ser trabalhadas e extraídas em relatórios personalizados.