Quais metodologias podem ser combinadas com o JobOne para ganhar tempo e aumentar a produtividade?

No decorrer da vida profissional sempre haverá novas metodologias de trabalho, inovações que são criadas para obter entregas mais assertivas e em um menor tempo.

produtividade no escritório com JobOne

Não existe mágica, o método a ser usado para identificar um problema e desenhar a solução não é efetivo se não houver o engajamento das pessoas. Seja qual metodologia a escolher é muito importante o envolvimento de pontos focais da agência, seja um diretor, gestor, analista, assistente, estagiário. Se faz necessário ouvir todos envolvidos no processo, os que demanda e principalmente os executores. Como o tempo é precioso, ouvir todos os funcionários pode levar muito tempo, então a importância de identificar pontos focais que possuam a vivência do negócio e tenham perfil crítico e que seja sensato para auxiliar no resultado.

O JobOne é parte integrante da solução do processo a ser desenhado para aumentar a produtividade e resultado positivo dos times. Cada metodologia pode qualificar um cenário diferenciado, vamos escolher algumas para exemplificar o uso de um software de gestão como principal aliado, no caso o JobOne.

PMBOK®

O PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), é uma metodologia que identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas da gestão de projetos para obter resultados efetivos na realização das entregas.

O PMBOK não é constituído somente do planejamento, mas de cinco fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Consideramos abaixo as 10 áreas de conhecimento suportada pelo JobOne:

PMBOK	JobOne
Gerenciamento de Integração de projetos	Todos os projetos (Jobs) cadastrados no JobOne e relatórios sumarizados por Cliente da agência.
Gerenciamento do Escopo do projeto	Armazena o Briefing do Projeto que contém o escopo.
Gerenciamento do Cronograma	Cronograma do Projeto com fases, atividades na linha do tempo.
Gerenciamento de Custos	Controle Financeiro do Job – Receita x Despesas
Gerenciamento da Qualidade	Controle do retrabalho (refação) das entregas (Workflow)
Gerenciamento de Recursos do projeto	Controle de Pessoas (alocação e apontamento de horas) e compra de insumos (estimativa, orçamento e pagamento de fornecedores)
Gerenciamento de Comunicações	Notificações e Conversas internas ao Projeto
Gerenciamento de Riscos	Controle dos prazos e acompanhamentos dos Riscos pela tela do Cronograma (Gráfico de Gantt), Pauta, Timeline, Resultado Financeiro. Relatórios Operacional e Financeiro.
Gerenciamento de Aquisições do projeto	Controle do Orçamento, gerenciamento dos custos (sobras, BV, Tip)
Gestão de Partes Interessadas do projeto – Stakeholders	Gestão de Timeline

Six Sigma®

A metodologia Six Sigma é uma metodologia de gerenciamento empresarial solidificado no mercado da indústria, eficiente e eficaz, que é guiada pela correção de defeitos nos processos das organizações e a melhoria e otimização dos mesmos processos por meio do corte de custos desnecessários.

O principal objetivo é mitigar o imprevisto e o desperdício no processo produtivo utilizando controles estatísticos para mensurar a evolução e assertividade da produção. A metodologia é composta por cinco passos que são sintetizadas na sigla DMAIC (definir, mensurar, analisar, implementar e controlar), vejamos no JobOne:

Six Sigma	JobOne
Definir	A inclusão do Briefing permite inserir o problema, estratégia e objetivos.
Mensurar	Ao incluir o Projeto pode ser criado uma atividade/entrega para medir os fatores mais críticos para o funcionamento do projeto. Essa medida pode ser acompanhada pelo tópico da análise.
Analisar	Mediante a análise das entregas (disponibilidade de relatórios) é importante desenvolver um padrão esperado das entregas e propor melhorias no processo.
Implementar	Implantar o melhor processo, etapas, entregas, controles financeiros de forma a garantir o sucesso do projeto
Controlar	Monitoramento do dia a dia através da Pauta e evitar atrasos nas entregas e garantir a assertividade de cada item entregue.

Agile

O processo Agile Project Management é uma metodologia focada no resultado da gestão de projetos que são dispostas em fases ou ciclos. A metodologia é extremamente flexível e permite a inclusão de projetos com características dinâmicas mediante metas como “sprints”; o objetivo é adaptar-se continuamente às mudanças abruptas do feedback do cliente. É mais adequado para implantação em projetos que possuem uma equipe altamente envolvida e colaborativa ou um projeto que requeira iteração frequente.

Nessa linha, temos o Design Sprint que é uma metodologia colaborativa e ágil, que conta com a validação de usuários. A ideia é reunir toda equipe, para evitar meses de discussões intermináveis e idas e vindas de um projeto.

A equipe de consultoria do JobOne utiliza na implantação do software na agência uma metodologia própria, baseada no Design Thinking, denominado JobOne Delivery Sprint (JDS), que permite o levantamento de todos os dados de forma ágil e assertiva. O primeiro passo para a implantação do JobOne é conhecer a agência, o seu negócio, o processo interno, o que está dando certo e o que precisa melhorar.

A participação de todos os colaboradores da agência é imprescindível no mapeamento das informações necessárias na definição de uma melhor configuração para a agência. Nas reuniões do JDS é solicitado ao menos um membro de cada área para compor o processo da agência, esse trabalho em conjunto provoca maior participação e engajamento dos colaboradores da agência.

Aguardamos o seu contato para podermos apresentar a nossa metodologia JDS para implantação de Projetos!